Mit Herz und Klarheit zur Wirkung – Deine Schlüsselrolle in Basel.

Professor Dr. med. Jan Bonhoeffer engagiert sich seit vielen Jahren an der Schnittstelle von Medizin, Forschung und Gesellschaft. Gemeinsam mit seinen Teams entwickelt und begleitet er gemeinnützige, wissenschaftliche und gesundheitsbezogene Projekte mit gesellschaftlicher Wirkung – von der medizinischen Versorgung über Forschung bis hin zu Bildungs- und Stiftungsarbeit. Nach vielen Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit übergibt seine langjährige Assistentin ihre Rolle. Für ihre Nachfolge suchen wir eine erfahrene, selbständige und vertrauenswürdige Persönlichkeit.

Executive Assistant (50–60 %)

In dieser vielseitigen Schlüsselposition koordinierst Du das Tagesgeschäft von Jan Bonhoeffer, entlastest ihn gezielt und sorgst dafür, dass Termine, Kommunikation, Informationen und Projekte verlässlich ineinandergreifen. Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und unterstützt dabei, Vorhaben über verschiedene Projekte, Organisationen und Partnernetzwerke hinweg konsequent zur Umsetzung zu bringen. Sorgfalt heisst für uns: Leistung zur Wirkung bringen – mit ruhiger Hand und klarem Blick für das Wesentliche.

Deine Kernaufgaben

• Priorisierung & Organisation: Du koordinierst die Agenda von Jan Bonhoeffer vorausschauend, priorisierst Anfragen und sorgst dafür, dass Zeit und Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Themen fokussiert bleiben. Kurzfristiges und Ungeplantes fängst Du gelassen auf und fügst es nahtlos in den Tag ein.
• Koordination & Beziehungen: Du bist die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner:innen und koordinierst die Zusammenarbeit mit Teams, Gremien, Netzwerkpartner:innen und weiteren Anspruchsgruppen – zugewandt im Ton, klar in der Sache und im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten.
• Kommunikation & Informationsfluss: Du steuerst die schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch, bereitest Informationen adressatengerecht auf und sorgst dafür, dass Informationen die richtigen Menschen zur richtigen Zeit erreichen – klar, freundlich und auf den Punkt.
• Projekte & Nachverfolgung: Du unterstützt Projekte und Kooperationen organisatorisch, bereitest Unterlagen auf, verfolgst Pendenzen aktiv nach und sorgst dafür, dass aus Vorhaben verlässlich Ergebnisse werden.
• Veranstaltungen & Gastfreundschaft: Du organisierst Sitzungen, Workshops, Veranstaltungen und Besuche von Partner:innen und Gästen inklusive Vorbereitung sowie KI-gestützter Protokollierung und strukturierter Nachverfolgung. Gäste fühlen sich willkommen – vom ersten Kontakt bis zum Abschied.

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise 8–10 Jahre oder mehr) in einer vergleichbaren Assistenz-, Koordinations- oder Vertrauensfunktion. Du arbeitest ausgesprochen selbständig und proaktiv, treibst Themen aus eigener Initiative voran, übernimmst Verantwortung und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Ausgeprägte Projektmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu strukturieren, zu priorisieren und eigenständig voranzutreiben.
• Souveränes Auftreten, ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein feines Gespür für Prioritäten, Menschen und den richtigen Ton.
• Stilsicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; jede weitere Sprache ist willkommen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint und macOS. Neugier auf neue Technologien sowie Freude daran, KI-gestützte Tools (z. B. Claude oder vergleichbare Systeme) sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen.
• Empathie, Diskretion und Gelassenheit im Umgang mit Unsicherheit — verbunden mit der Freude, andere wirksam zu unterstützen.
• Idealerweise Berührungspunkte mit Non-Profit-, medizinischem oder akademischem Umfeld.

Das erwartet Dich

• Direkte Zusammenarbeit mit Jan Bonhoeffer und Einblick in Projekte an der Schnittstelle von Medizin, Wissenschaft und Gesellschaft.
• Ein dynamisches Umfeld in angenehmem Ambiente – mit vielfältigen Themen, wechselnden Prioritäten und engem Austausch mit unterschiedlichsten Partner:innen.
• Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung und grossem Gestaltungsspielraum.
• Eine Aufgabe mit Sinn und Substanz, in der Du Verantwortung übernimmst und Wirkung mitgestaltest.

Eckdaten

Erkennst Du Dich in dieser Beschreibung wieder? Dann freuen wir uns auf Dich.

Reiche Deine vollständige Bewerbung über unser Karriereportal ein.
Für Fragen steht Dir Barbara Siegrist gerne unter +41 61 555 11 25 oder
per E-Mail an barbara@heartbasedmedicine.org zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.